絕對要看：商務英文信函寫法

　　在平日的學習、工作和生活里，大家總免不了要接觸或使用書信吧，書信具有明確而特定的用途和接受對象，并有固定的或慣用的格式。那么問題來了，到底應如何寫一篇優(yōu)秀的書信呢？下面是小編精心整理的絕對要看：商務英文信函寫法，歡迎閱讀與收藏。

　　商務英文信函寫法

　　書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區(qū)別，應特別加以區(qū)分。英語書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。

　　1、信端（Heading）

　　信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發(fā)出，便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。

　　信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。采用并列式時，每行開頭要左對齊；采用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如：

　�。�1）并列式

　　16 Fuxing Street

　　Beijing

　　Post Code: 100035People’s Republic of China

　　Tel: 63211234

　　Aug. 20, 2004

　�。�2）斜列式（Indented Form）

　　16 Fuxing Street

　　Beijing

　　Post Code: 100035

　　People’s Republic of China

　　Tel: 63211234

　　Aug. 20, 2004

　　寫信端時，先寫發(fā)信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或專業(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、�。ㄖ荩┟�稱；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發(fā)信日期等項。

　　如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內該用標點符號的地方，仍要用標點。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。

　　關于發(fā)信日期的寫法，應注意以下幾點：

　�、倌攴輵�完全寫出，不能簡寫。

　�、谠路菀�用英文名稱，不要用數字代替。

　　③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫。

　�、軐懭掌跁r，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞，簡單明了。

　　日期可有下列幾種寫法：

　�、� Oct. 20, 2004

　　② 10 May., 2004

　　③ 3rd June, 2004

　�、� Sept. 16th, 2004

　　其中，①最為通用。

　　2、信內地址（Inside Address, Introductory Address）

　　信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫。

　　英文商務信函寫作格式

　　英文信函分為混合式和齊頭式。

　　混合式：每一段的首行縮進兩格。落款在信末中間靠右下的位置。 齊頭式：信的所有內容都靠左，段與段之間空一行。

　　英文信函的習慣用法，由以下幾個方面組成：

　　(1)信頭 The heading

　　信頭是指信紙上印刷或打印的企業(yè)名稱、廠稱、地址、電話號碼、電報掛號、主管人姓名等。通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。

　　(2)編號和日期 The reference number and the date

　　方便以后查信使用。Your ref: (你方編號) Our ref: (我方編號)

　　日期通常打印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數字表示，月份則用英文表示，第一個字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998(美式寫法);1，May，1998(英式寫法)。

　　(3)信內地址 The inside address

　　與信封上的收信人名稱和地址相同，通常打印在信紙的左側，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。

　　書寫收信單位名稱時，應特別尊重對方的習慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company與Co.之間不能互換，否則會被認為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。

　　(4)稱謂 The salutation

　　在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dear sirs”;稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。

　　收信人是個人，就應在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于稱呼市長、部長、大使等)，Pres.(總經理、會長、總統等)，Prof.(教授)等等。

　　(5)開頭語The open sentences

　　開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜

　　合敘述，使對方一目了然這是答復哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。

　　(6)正文 The body of the letter

　　正文的地位和內容與中文書信相同。在英文商業(yè)信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。

　　(7)結尾語The closing sentences

　　結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束后，另起一段寫結尾語。

　　(8)結束語 The complimentary close

　　英文商業(yè)信函的結尾是寫信人的謙稱，相當于“敬上”的意思。若收信者為公司，謙稱則常用：Yours Truly，Truly Yours，Yours faithfully等;若收信者為個人，則常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，結尾的謙稱后必須加逗號。

　　(9)簽署 The signature

　　簽署由兩部分組成，一是寫信人的簽名，二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結尾謙稱下5行的位置內。盡量不要用印章，用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。為易于辨認，在簽名下還應打印姓名，有時還將職銜一并打印。常見的職銜有：Chairman of the Board of directors(董事長)，President或Genera1 Manager(總經理)，Director(董事)，Stand Director(常務董事)，Manager(經理)，Head of Department(職員)，Manageress(女經理)。

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